Восьмирукий администратор: миф или реальность

КАК УПРОСТИТЬ РАБОТУ АДМИНИСТРАТОРА УЧЕБНОГО ЦЕНТРА

Из статьи вы узнаете:

  1. Какие программные средства можно использовать для работы администраторов учебных центров.
  2. Какие вопросы в организации работы учебных центров решаются с применением программных средств.
  3. Каким образом можно увеличить прибыль учебного центра.

Итак, начинаем!

Кто такой администратор в учебном центре? Вы задавались этим вопросом, друзья? Мы да!!!

Для нас администратор — это многорукое божество Шиву, такой себе “восьмирукий многоног”)) Смешно звучит, правда? Но админу центра НЕ СМЕШНО!

Так как работа у него не такая простая, как может показаться! Можем сказать — это большая ответственность, а именно:

  • прием звонков и ведение базы клиентов (хорошо, если в CRM)),
  • прозванивание клиентской базы,
  • ведение сетки  расписания (опять же, хорошо, если в CRM)),
  • рассылка смс ( отлично было бы, если это делает программа)),
  • ведение полного отчета всего, что происходит, кто приходит, нужно знать всю подробную информацию о занятиях, о выполненных домашних заданиях студентов и учеников т. д и т. п

И от того, как они делают эту работу, зависит качество и количество продаж, а это напрямую влияет на доход центра. Но это еще не все. Администраторы выполняют также много работы для того, чтобы учебный центр всегда был готов к обслуживанию клиентов, то есть он делает все и даже больше!)) От него ожидают, что он сам должен уметь разруливать ситуации с клиентами и педагогами, быть суперпродавцом, психологом, правой рукой директора и уборщицей одновременно. Вот такая вот картина маслом!))

Возникает вопрос, а как же все таки сделать так, чтобы разгрузить администратора? Как сделать, так, чтобы облегчить его труд и дать ему больше времени для общения с клиентами, для продаж, для того, чтобы более качественно выполнять свою работу?

Это, прежде всего, задача владельца центра, учредителя или директора. Нужно автоматизировать и систематизировать труд админа, сделать подбор необходимого программного обеспечения, которое позволит работать центру в разы эффективнее.

В сегодняшней статье с нами поделиться своим опытом Вадим Заключаев, соучредитель и руководитель школы английского языка “Friends” в г. Кемерово, спикер и участник онлайн и оффлайн конференций для руководителей учебных центров. Более 8 лет опыта управления языковой школой позволяют Вадиму давать советы и рекомендации в вопросах управления учебными центрами и налаживанием работы администраторов этих центров.

Использовать нужно CRM-систему, уверен Вадим!

Какую же CRM-систему выбрать? Мы все во внимании!)

Первая программа, на которой остановимся и разберем ее плюсы и минусы в работе — это Hollihop.

HOLLIHOP schoolmaster – это удобная CRM-система для профессионального управления учебным центром любого типа. Программа работает онлайн из любого браузера.

Что она может:

  • вести учет посещаемости учеников и учет абонементов.  Программа удобна тем, что с ней могут интегрировать любые системы оплаты, а также телефония;
  • делать e-mаil-рассылки и передавать смс о переносе занятий либо о сроках выплаты, информирование о любых событиях центра;
  • создавать кабинет преподавателя и учеников, которые позволяют размещать и затем контролировать выполнение домашнего задания студентами и учениками, оставлять комментарии для родителей от педагога о проведении того или иного теста, также публиковать результаты пройденного теста. Для преподавателя наличие виртуального кабинета позволяет видеть нагрузку, расписание, таблицу аудиторий и часов.
  • вести финансовую отчетность по внесенным администраторами данным: количество абонементов, оплаты, каналы оплаты. Данная функция позволяет считать средний чек, ежемесячный доход, вести аналитику.
  • проверять задачи по ученикам, а именно учет посещаемости, расписание, посещение онлайн уроков и дополнительных курсов.

Вторая программа, которую рекомендует Вадим  — это LPTracker

LPTracker — это сервис, включающий CRM-систему, IP-телефонию, подключение обратного звонка на сайт, функции динамического Call Tracking, захват профилей из социальных сетей и другие инструменты. Он создан для сокращения рекламных расходов и увеличения результативности работы.

Возможности программы:

  • получение на 82% больше звонков с сайта, без дополнительной рекламы.
  • захват профилей из социальных сетей — сервис идентифицирует посетителей и предоставляет их профили ВКонтакте.
  • измерение эффективности звонков для точного определения с какой рекламной площадки, с какого ключевого слова позвонили. Это существенно экономит затраты на рекламу.
  • сквозная аналитика — можно видеть, с какой рекламной площадки и с какого ключевого слова на сайте оставляют заявки или звонят, и система автоматически подтягивает стоимость клика рекламных кампаний.
  • заявки или звонки от клиентов с сайтов сразу попадают в систему.
  • полный контроль над сотрудниками — измерение эффективности каждого сотрудника и отслеживание того, чем занимались сотрудники весь день.
  • автоматическая воронка — автоматическое формирование воронки продаж.
  • телефония — можно добавить неограниченное число номеров почти любого региона страны, получать звонки и звонить одним кликом из системы.
  • геолокация — можно определять местоположение клиента с точностью до дома.
  • бесплатный конструктор сайтов
  • бесплатная тех. поддержка.

И, наконец, “вишенка на торте” среди программного обеспечения подобного уровня  — это Битрикс24”

Разбираться начнем с функционала Битрикс24. Система представляет собой комплексное решение, включающее множество возможностей. Среди них:

  • Корпоративная сеть. Благодаря этому инструменту в вашем учебном центре можно выстроить максимально эффективную систему коммуникации между сотрудниками, что позволяет ставить задачи, контролировать их выполнение, добавлять соисполнителей и наблюдателей, назначать сроки, а также вести систему отчетности.
  • CRM. Незаменимый инструмент для работы отдела продаж. С его помощью можно вести учет звонков, контролировать исполнение заказала, отслеживать, на каком этапе покупки находится клиент и взаимодействовать с ним.
  • Интеграция с различными сервисами. Благодаря Битрикс24 вы сможете контролировать почтовые рассылки, подключить IP-телефонию и так далее.

Вадим отметил “козырные карты” этой программы:

  • Чат центра удобный, интересный, представляет собой социальную сеть внутри центра. Вам может показаться, что это “так себе” преимущество и это будет означать, что вы никогда не сталкивались с проблемой того, как сотрудники компании реагирует на нововведения. Обычно внедрение какой-либо системы сопровождается недовольством, сотрудники с большой неохотой отказываются от привычного течения своих дел, из-за чего может резко упасть производительность. А вот общение между сотрудниками в формате социальной сети помогает выстроить общение в более привычной форме.
  • Открытые линии в Битрикс24 собирают сообщения со всех каналов: соцсети, группы, чаты, контакты и распределяют их по очереди, маршрутизируют между сотрудниками и все это в режиме реального времени.
  • Мобильное приложение позволяет вам работать не только на компьютере в офисе, но и вне офиса – из аэропорта, кафе, из любой точки, где есть Интернет. Во-первых, это прежде всего общение – чаты с коллегами и чаты с клиентами (открытые линии). Во-вторых, вы можете создавать задачи, контролировать их выполнение, следить за статусами. В мобильных задачах доступны любые действия с задачами, которые есть в Битрикс24. Если в задачах прикреплены файлы, их также можно открыть на мобильном устройстве.
  • Учет рабочего времени и задач администратора или удаленного сотрудника, если в вашем штате есть сотрудники, которым заработная плата начисляется по количеству отработанных часов, инструмент “Учет рабочего времени” в Битрикс24 будет для вас просто незаменим.
  • Живая лента представляет собой страницу, на которой выводятся последние события центра: новости, комментарии, новые файлы, системные события и т.д. Можно создавать задачи, выражать благодарность, запускать бизнес-процессы, оставлять комментарии к событиям, ставить лайки, устраивать голосования, оповещать ваших коллег о важных событиях и объявлениях. Главная задача Живой ленты — создать живое общение в режиме реального времени и упростить взаимодействие в компании.

По словам Вадима, система Битрикс24 похожа на один большой дом, которой собрал под своей крышей все необходимые вашему бизнесу инструменты. Здесь и CRM, и постановка задач, и диск для хранения данных, и интеграция с большинством нужных вам сервисом, и многое другое. Когда весь функционал собран в одном месте, это очень удобно и ощутимо облегчает работу.

Стоит отметить еще один инструмент, который также немаловажен в работе центра — это Телефония.

Какие преимущества данного инструмента следует отметить:

  • записывание телефонного разговора администратора с клиентом, позволяет отслеживать ошибки при консультировании, помогает решать конфликтные ситуации и своевременно корректировать написанный скрипт;
  • легкая коммуникация между филиалами позволяет быстро перенаправлять звонки из одного филиала в другой;
  • система переадресации вызова позволяет клиентам дозвонится в любом случае и получить консультацию о продукте;
  • упрощает общение с клиентом. Администратор может переслушать запись разговора в случае, если не расслышал имя клиента, его электронный адрес или, возможно упустил во время беседы важную информацию.

Учитывая все вышеперечисленное, понимаешь насколько данные продукты упрощают работу администратора. Теперь не нужно держать в голове огромное количество информации, системы сами напомнят когда и что нужно сделать и где, и что найти. Все это значительно сокращает количество времени на обработку заявок, и… позволяет администратору свободное время уделить ОБЩЕНИЮ С КЛИЕНТОМ!) и это не только удобно, быстро и эффективно, а к тому же является показателем уровня вашего учебного центра, формирующий отношение клиентов и мнение сотрудничающих компаний. А ведь это вам и нужно, верно?

Получить информацию о курсе для повышения эффективности работы администратора учебного центра вы можете по ссылке https://glavuch.ru/kk_admin

Просмотреть вебинар на тему «Как упростить работу администратора учебного центра» можно по ссылке: http://centr5.ru/vosmirukij-administrator-mif-ili-realnost/


⬇️Коллеги, напишите в комментариях:
1— если используете программу HOLLIHOP

2— если вы работаете с LPTracker

3— если по душе Битрикс24

4— применяете все 3 программы⬇️

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *