Обязанности администратора в учебном центре
Запись вебинара:
Спикер вебинара – Вадим Заключаев.
В статье разберем самые часто встречающиеся ошибки в работе администратора и пути их решения.
Конечно, выручка учебного центра не зависит целиком от администратора. Но практически все руководители учебных центров сталкиваются с такой проблемой — администраторы центров так или иначе сливают деньги учебного центра. Как это происходит?
Самые распространенные причины «слива» денег следующие:
- Составление убыточного расписания.
- Незаполнение, некорректное заполнение CRM систем.
- Отработки и перерасчеты.
- Наличие должников.
- НЕТ дополнительных продаж.
Разберем подробнее каждую из этих проблем.
Составление убыточного расписания.
Выставление индивидуальных занятий
Проблема — администратору проще организовать индивидуальное занятие одного преподавателя, чем согласовывать расписание групп. Но это неверный подход, так как индивидуальные занятия всегда убыточней для центра.
Пути решения проблемы:
- Все индивидуальные занятия ставить в расписание на первую половину дня.
- Согласовывать все индивидуальные занятия с руководителем.
- Существенно поднимать цену на индивидуальные занятия.
- Либо кардинальное решение — отказ от такого формата занятий.
Открытие малочисленных групп (бесперспективных)
Проблема — чаще всего небольшие группы открываются под конкретный запрос (например ЕГЭ) и не сохраняются до конца года.
- Решением здесь может быть составление регламента набора таких групп: например, не более 4-х человек, с перспективой донабора в будущем.
Отсутствие работы по переформированию групп
Проблема — Бывает, что группы в течение года уменьшаются. За этим необходимо следить и формировать, к примеру, из двух групп одну полноценную.
- Необходимо еженедельно мониторить состав групп.
- Составить вместе с методистом для администратора инструкцию и прописанные условия по переформированию групп.
Незаполнение, некорректное заполнение CRM систем.
Проблема — незаполнение CRM системы, не внесение новых студентов.
- Необходимо разработать регламент обработки новых заявок. Фиксировать, откуда пришел клиент, записать имя, телефон, рассказать о предложениях, предложить бонус, а не просто сообщить информацию и повесить трубку.
Проблема — отсутствие пользовательских полей.
- Пользовательские поля нужны для того, чтобы сегментировать базу для более удобного формирования списка студентов. Так вы сможете рассылать предложения более адресно, в зависимости от нескольких параметров, и не выжигать свою базу клиентов.
Проблема — отсутствие работы по переформированию групп.
- Здесь опять же поможет CRM, в которой есть все данные и наглядно видно, какая группа требует переформирования. Для этой функции можно также составить инструкцию, где указаны условия, при которых группа должна быть переформирована.
Отработки, перерасчеты, переносы.
Это реальная боль многих учебных центров. Какими методами можно минимизировать эту проблему.
- Сделать возможность отработки только по уважительным причинам. Для этого: разработать регламент выставления отработки; прописать все пункты, касающиеся отработки в договор об обучении.
- Перерасчет и возврат средств должен быть возможен только при расторжении договора.
- Не переносить занятия ни при каких условиях!
Отсутствие работы с должниками.
Еще одна боль практически всех учебных центров. Чтобы долгов было как можно меньше, стоит принять такие меры:
- Отправлять sms всем за 2 недели до конца абонемента «Внесите платеж…».
- Звонить за 1 занятие до конца абонемента «У вас заканчивается абонемент…»
Нужно работать с теми, кто уже пропустил платеж:
- Отправлять sms «У вас имеется задолженность…».
- Прописать в договоре, что с задолженностью можно посетить не более 2 занятий.
- При возникновении бОльшей задолженности крайняя мера — не допускать к занятиям. В крайнем случае можно просить гарантийное письмо от родителей, где будет изложено, когда погасится долг.
Отсутствие дополнительных продаж
Администратор должен быть в курсе всех дополнительных занятий и предлагать клиентам подходящие им варианты, увеличивая таким образом средний чек.
Специальные акции, мастер-классы, на которых нужно фокусироваться в определенный период, должны быть у администратора на видном месте, чтобы сообщать о них всем клиентам.
Мы рассмотрели ошибки администратора, которые могут напрямую влиять на прибыль вашего учебного центра и предложили варианты решений. Как видите, если уделить должное внимание этим пунктам и наладить работу однажды, вы избавите себя от многих проблем в будущем.